با دیجیتالی شدن فرایندهای ثبت نام در سایت‌های دولتی و ادارات مختلف، نیاز به ثبت اسناد فیزیکی به صورت فایل‌های کامپیوتری به یک نیاز اساسی تبدیل شده است. خوشبختانه با وجود دستگاه‌های پیشرفته از برندهای مطرحی مثل شارپ و توشیبا، فرآیند اسکن بسیار ساده شده است فقط باید مراحل کار را بدانید. در مقاله چگونه با دستگاه کپی شارپ و توشیبا اسکن بگیریم با ما همراه باشید تا شما را با دستورالعمل‌های مختلف اسکن گرفتن آشنا کنیم.
البته قبل از اینکه به سراغ این روش‌ها برویم، لازم است این نکته را ذکر کنیم که تهیه اسکنرهای شارپ و توشیبا بسیار پرهزینه است. با توجه به قیمت ارز در ایران، عاقلانه‌تر است که یک دستگاه کپی استوک تهیه کنیم. پارس کپی یکی از تامین‌کننده‌های دستگاه‌های کپی و ماشین‌های اداری دست دوم است که بیش از یک دهه در این زمینه تخصص دارد. می‌توانید با گرفتن مشاوره از فروشنده‌های مجرب این مجموعه، بهترین گزینه را تهیه کنید.
اسکن با دستگاه کپی شارپ و توشیبا
دستگاه‌های کپی شارپ و توشیبا رابط‌های کاربرپسند و قابلیت‌های اسکن پیشرفته‌ای دارند. مثلا می‌توان خیلی راحت یک سند را مستقیما روی کامپیوتر یا ایمیل اسکن و در زمان صرفه‌جویی کرد. مراحل کار با این ماشین‌ها برای اسکن به روش‌های مختلف تنها چند دقیقه وقتتان را خواهند گرفت. در ادامه در مورد هر کدام توضیح خواهیم داد.
اسکن کردن روی کامپیوتر
اسکن کردن اسناد و تصاویر روی کامپیوتر رایج‌ترین روش کار با دستگاه کپی است که روش چند مرحله دارد:
- سند یا تصویر را به صورت پشت و رو، روی سینی تغذیه خودکار اسکنر قرار دهید. سعی کنید آن را صاف قرار دهید و مراقب باشید فاقد منگنه یا گیره کاغذ باشد.
- روی صفحه نمایش لمسی اسکنر، گزینه “Scan” را انتخاب کنید. با این کار منویی با چندین مقصد اسکن باز می‌شود. “Scan to Computer” را انتخاب کنید.
- حالا تنظیمات اسکن را پیکربندی کنید. می‌توانید رزولوشن (مثل 200 نقطه در اینچ، 300 نقطه در اینچ)، تنظیمات رنگ (مثل رنگ، سیاه و سفید) و نوع فایل (مثل PDF، TIFF، JPEG) را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید مقصد فایل مثل یک پوشه خاص در کامپیوتر را انتخاب کنید.
- پس از پیکربندی تنظیمات، دکمه “Start” را فشار دهید. دستگاه کپی شروع به اسکن سند و آن را به پوشه تعیین‌شده در کامپیوترتان ارسال می‌کند.
- پس از اتمام اسکن، سند به طور خودکار در پوشه موردنظر ذخیره می‌شود. حالا می‌توانید فایل را جهت مشاهده یا ویرایش باز کنید.
اسکن روی ایمیل
اسکن مستقیم اسناد به ایمیل یکی دیگر از ویژگی‌های کاربردی دستگاه‌های توشیبا و شارپ است که به صورت زیر انجام می‌شود:
- مثل روش قبلی، سند را روی شیشه اسکنر قرار دهید.
- در صفحه لمسی دستگاه کپی شارپ، گزینه Scan و سپس Email را انتخاب کنید. اگر اولین باری است که روی ایمیل اسکن می‌کنید، ممکن است لازم باشد تنظیمات ایمیل دستگاه کپی، از جمله جزئیات سرور SMTP را تغییر دهید (برای کسب اطلاعات دقیق‌تر، به بخش فناوری اطلاعات یا دفترچه راهنمای کاربر شارپ مراجعه کنید). اگر قصد خرید دستگاه کپی استوک شارپ یا توشیبا را دارید، یادتان باشد تمام لوازم جانبی و دفترچه راهنمای دستگاه را هم از فروشنده بگیرید.
- می‌توانید با استفاده از صفحه‌کلید روی صفحه، آدرس ایمیل گیرنده را به صورت دستی وارد کنید.
- وضوح، تنظیمات رنگ و فرمت فایل مورد نظرتان را انتخاب کنید.
- برای شروع اسکن سند، دکمه Start را فشار دهید. پس از تکمیل عملیات، دستگاه کپی سند اسکن‌شده را به آدرس ایمیل گیرنده ارسال می‌کند.
اسکن کردن روی پوشه شبکه
کسب و کارهای بسیاری هستند که از پوشه‌های شبکه برای ذخیره اسناد اسکن‌شده استفاده می‌کنند. نحوه اسکن مستقیم روی یک پوشه شبکه با دستگاه کپی به این صورت است:
- سند را روی شیشه دستگاه کپی قرار دهید.
- در صفحه دستگاه کپی، گزینه Scan و سپس Network Folder را انتخاب کنید. اگر مسیر پوشه از قبل پیکربندی نشده باشد، باید مسیر پوشه شبکه را وارد کنید.
- اگر برای اسکن روی پوشه شبکه، به اعتبار نیاز است، نام کاربری و رمز عبور را روی صفحه لمسی دستگاه کپی وارد کنید.
- تنظیمات لازم را مثل روش‌های قبل، انتخاب کنید.
- در نهایت Start را فشار دهید تا اسکن سند شروع شود. دستگاه کپی، سند را مستقیماً در پوشه شبکه مشخص‌شده ذخیره می‌کند.
اسکن کردن روی درایو USB
اسکن مستقیم روی درایو USB هم برای زمانی که می‌خواهید اسنادتان را روی فلش منتقل کنید، بسیار کارآمد است. فقط لازم است مراحل زیر را دنبال کنید:
- سند را روی شیشه دستگاه کپی قرار دهید.
- USBدر صفحه لمسی، گزینه Scan و سپس Scan to USB را انتخاب کنید.
- تنظیمات را انجام دهید.
- برای اسکن سند، دکمه “Start” را فشار دهید. سند مستقیماً روی درایو USB ذخیره می‌شود.
نکات مهم برای اسکن با دستگاه‌های شارپ و توشیبا
هنگام کار با ماشین‌های اداری مخصوصا یک دستگاه کپی دست دوم، بهتر است نکات زیر را رعایت کنید تا عمر دستگاهتان بیشتر شود:
- همیشه از این که کامپیوتر شما درایورهای مناسب دستگاه کپی شارپ یا توشیبا را دارد، مطمئن شوید، به خصوص اگر قصد دارید مستقیماً روی سیستمتان اسکن کنید.
- اگر معمولا اسنادتان را روی آدرس‌های ایمیل، پوشه‌های شبکه یا درایوهای USB خاصی اسکن می‌کنید، برای صرفه‌جویی در زمان، مقصد را مشخص کنید.
- اطمینان حاصل کنید که شیشه روی دستگاه کپی تمیز است تا از اسکن‌های تار یا بی‌کیفیت جلوگیری شود.
- بسته به نیازتان برای متعادل کردن کیفیت و اندازه فایل، رزولوشن مناسب را انتخاب کنید. یادتان باشد که رزولوشن بیشتر، اندازه فایل را بزرگتر می‌کند.
- بسیاری از دستگاه‌های کپی شارپ و توشیبا برای تبدیل متن اسکن‌شده به اسناد قابل ویرایش ویژگی OCR یا تشخیص کاراکتر نوری دارند. این قابلیت هنگام اسکن اسنادی که نیاز به ویرایش یا جستجو دارند، بسیار کاربردی است.
جمع بندی
فرقی نمی‌کند که برای کپی گرفتن از اسناد از یک دستگاه کپی استوک توشیبا یا شارپ استفاده کنید یا نو! این دستگاه‌ها ساخته شده‌اند که فرایند دیجیتالی کردن اسناد را برای شما راحت‌تر کنند. به کارگیری روش‌هایی که در این مقاله معرفی شد، کمکتان می‌کند مستقیما سند یا تصویر موردنظرتان را روی یک پوشه خاص در کامپیوتر، ایمیل، پوشه‌های شبکه یا درایوهای USB اسکن کنید. تنها کاری که باید بکنید، یادگیری روش درست کار با این دستگاه‌هاست. یادتان باشد حتما روش کار با صفحه کلید و طریقه راه‌اندازی آن را هنگام خرید از فروشنده بپرسید تا بعدها در حین کار، دچار مشکل نشوید.