چگونه دستگاه کپی را به کامپیوتر وصل کنیم؟

وقتی صحبت از راه‌اندازی یک سیستم اداری استاندارد می‌شود، همیشه یک سؤال مهم میان کاربران مطرح است؛ چگونه دستگاه کپی را به کامپیوتر وصل کنیم تا بدون دردسر و با بالاترین سرعت چاپ و اسکن انجام شود؟ در بسیاری از مجموعه‌ها، زمانی که یک دستگاه کپی نو و استوک خریده می‌شود، اولین دغدغه همین مرحله است. تجربه‌های فراوان در شرکت‌های خدمات اداری نشان داده که بیشتر خطاهای کاربران نه مربوط به سخت‌افزار، بلکه ناشی از تنظیمات ناقص اتصال دستگاه به سیستم است. همین موضوع باعث شد که این راهنما تهیه شود تا همه افراد حتی کسانی که هیچ تجربه فنی ندارند، بتوانند با خیال راحت دستگاه خود را به کامپیوتر وصل کنند.

شناخت پورت‌ها و روش‌های مختلف اتصال

قبل از هر کاری باید بدانید دستگاه شما چه نوع اتصال‌هایی را پشتیبانی می‌کند. سال‌ها پیش بیشتر مدل‌ها تنها دارای پورت USB بودند، اما حالا بسیاری از دستگاه‌ها—خصوصاً مدل‌های جدید برندهایی مثل توشیبا و شارپ—به شبکه LAN، وای‌فای داخلی، وای‌فای دایرکت و حتی اتصال ابری مجهز هستند.

اتصال USB ساده‌ترین نوع است. کافی است کابل را به کامپیوتر و دستگاه وصل کنید و سیستم معمولاً در چند ثانیه آن را شناسایی می‌کند. زمانی از این روش استفاده کنید که دستگاه در فاصله نزدیک قرار دارد و نیازی به اشتراک‌گذاری آن بین چند کاربر ندارید. آمار استفاده از پورت USB در محیط‌های کوچک اداری همچنان بالاست؛ طبق بررسی‌های سال 2023 در بازار تجهیزات اداری آسیا، حدود 42 درصد از کاربران همچنان اتصال USB را گزینه اصلی می‌دانند.

اتصال شبکه LAN روشی حرفه‌ای‌تر است. در این حالت دستگاه شما تبدیل به یک چاپگر و اسکنر تحت شبکه می‌شود. این روش به‌خصوص برای محیط‌هایی که چندین سیستم به یک دستگاه وصل می‌شوند بسیار کاربردی است. بیشتر مدل‌های اداری مدرن مانند بهترین دستگاه کپی توشیبا در همین دسته قرار می‌گیرند.

اتصال وای‌فای نیز روشی است که بدون کابل‌کشی، دستگاه را در اختیار چند سیستم قرار می‌دهد. البته کیفیت و ثبات شبکه بسیار مهم است و گاهی وقفه‌های شبکه‌ باعث کندی اسکن یا عدم دریافت دستور چاپ می‌شوند. با این‌حال، گزارش‌ها نشان می‌دهد که در سال 2024، بیش از 55 درصد شرکت‌های کوچک به سمت استفاده از دستگاه‌های وای‌فای‌دار رفتند.

اتصال دستگاه کپی با کابل USB

برای اتصال USB، دستگاه را روشن کنید، کابل را وصل کنید و سپس درایور مخصوص همان مدل را نصب کنید. سازندگان معمولاً درایور را روی سایت رسمی ارائه می‌دهند. نصب درایور اشتباه باعث می‌شود دستگاه شما فقط به‌عنوان یک سخت‌افزار ناشناخته شناخته شود و عملیات چاپ یا اسکن انجام نشود.

در بسیاری از دستگاه‌ها اگر درایور درست نصب شود، گزینه‌هایی مثل تنظیم اندازه کاغذ، کیفیت چاپ، اسکن به پوشه و حتی تنظیمات امنیتی فعال می‌شود. این مرحله مهم است زیرا برخی کاربران تنها از قابلیت چاپ استفاده می‌کنند و از امکانات گسترده دیگر بی‌خبر می‌مانند.

برای دستگاه‌های قدیمی‌تر یا مدل‌هایی مثل دستگاه کپی استوک سیاه و سفید، ممکن است سیستم به‌طور خودکار درایور عمومی مایکروسافت را نصب کند. هرچند این درایور چاپ ساده را فعال می‌کند اما بهتر است نسخه اصلی برند را نصب کنید؛ زیرا سرعت چاپ و به‌ویژه کیفیت اسکن وابسته به درایور اصلی است.

اتصال دستگاه کپی از طریق LAN

در محیط‌های حرفه‌ای، نصب دستگاه از طریق شبکه LAN انتخاب اول تکنسین‌ها است. در این روش، دستگاه و کامپیوتر در یک شبکه قرار می‌گیرند. ابتدا باید IP دستگاه را تنظیم کنید. این IP معمولاً در بخش Network یا TCP/IP در تنظیمات دستگاه قرار دارد. می‌توانید IP را روی حالت Manual قرار دهید تا همیشه ثابت بماند.

بعد از تنظیم IP کافی است آن را در بخش اضافه‌کردن چاپگر در ویندوز وارد کنید. ویندوز به‌طور خودکار دستگاه را پیدا کرده و درایور مناسب را درخواست می‌کند. پس از نصب، سیستم می‌تواند چاپ و اسکن را بدون هیچ محدودیت فاصله یا کابل انجام دهد.

این روش برای محیط‌هایی که دانشجو، کارمند و استاد زیاد دارند بسیار مهم است؛ بخصوص در فضاهای آموزشی که به دنبال بهترین و مناسب‌ترین دستگاه فتوکپی برای مدرسه و دانشگاه هستند. این مراکز معمولاً به دستگاه‌هایی نیاز دارند که هم دوام بالا داشته باشد و هم بتواند بین چندین کامپیوتر به‌صورت هم‌زمان استفاده شود. طبق آمار منتشر شده از بازار تجهیزات آموزشی، بیش از 68 درصد دانشگاه‌ها دستگاه‌های تحت شبکه را گزینه اصلی خود اعلام کردند.

اتصال دستگاه کپی به کامپیوتر از طریق وای‌فای

در دستگاه‌های جدید که وای‌فای داخلی دارند، می‌توانید آن را مثل یک پرینتر بی‌سیم به سیستم معرفی کنید. ابتدا دستگاه را به وای‌فای متصل کنید. سپس در کامپیوتر نام دستگاه را اضافه کنید. مهم‌ترین موضوع در این نوع اتصال کیفیت سیگنال است. اگر دستگاه در اتاق دیگری باشد احتمال قطع‌وصل وجود دارد.

این روش برای محیط‌های کوچک خانگی بسیار راحت است. همچنان که در نظرسنجی سال 2022 اروپا از کاربران خانگی مشخص شد، 61 درصد افرادی که در خانه از دستگاه کپی استفاده می‌کنند ترجیح می‌دهند اتصال بی‌سیم داشته باشند. نکته جالب این است که حتی برخی مدل‌های انواع دستگاه کپی شارپ نیز وای‌فای مستقیم دارند و نیازی به مودم نیست.

نصب درایور و نرم‌افزار

وقتی اتصال برقرار شد، مرحله بعدی نصب نرم‌افزارهاست. بعضی برندها نرم‌افزار اسکن اختصاصی دارند که امکانات بیشتری از اسکنرهای پیش‌فرض ویندوز ارائه می‌دهد. برای مثال اسکن مستقیم به PDF، ارسال مستقیم به ایمیل، یا ذخیره فایل در شبکه از امکاناتی است که تنها در نرم‌افزار اصلی قابل استفاده است.

در شرکت‌هایی که تعداد اسناد زیاد است، استفاده از این نرم‌افزارهای اختصاصی سرعت انجام کار را تا 30 درصد افزایش می‌دهد. گزارش‌ها از مجموعه‌هایی که از دستگاه‌های استوک استفاده می‌کنند نشان می‌دهد نصب نرم‌افزار اصلی برند به حدی مهم است که حتی تکنسین‌ها آن را اولین اولویت می‌دانند. همین موضوع یکی از دلایلی است که کاربران به دنبال بهترین برندها برای خرید دستگاه کپی استوک می‌روند، زیرا برندهای معتبر نرم‌افزار و درایورهای پایدارتری ارائه می‌دهند.

حل خطاهای رایج هنگام اتصال

گاهی با وجود اتصال درست، چاپ انجام نمی‌شود. معمول‌ترین دلایل شامل تنظیم نبودن IP، فایروال ویندوز، نصب اشتباه درایور یا قطعی کابل شبکه است. توجه کنید که حتی یک تغییر کوچک در مودم یا شبکه می‌تواند دستگاه را از دسترس خارج کند. آمار جالبی که از بررسی‌های سال 2023 استخراج شده نشان می‌دهد 37 درصد مشکلات دستگاه‌های تحت شبکه به‌دلیل تغییرات ناخواسته در تنظیمات مودم بوده است.

اسکن مستقیم به کامپیوتر؛ ساده‌تر از چیزی که تصور می‌کنید

بیشتر مدل‌های جدید، چه دستگاه‌های توشیبا چه شارپ و چه مدل‌های استوک، قابلیت اسکن مستقیم به کامپیوتر را دارند. این قابلیت معمولاً با نام‌هایی مثل Scan to PC، Scan to Folder یا حتی Scan to Email شناخته می‌شود. اگر به درستی تنظیم شود، دیگر نیازی نیست فایل‌ها را با USB یا شبکه دستی جابه‌جا کنید.

برای تنظیم آن در ویندوز باید یک پوشه بسازید و قابلیت اشتراک‌گذاری (Share) را فعال کنید. سپس نام کاربری و رمز ویندوز را وارد دستگاه می‌کنید تا به آن پوشه دسترسی داشته باشد. بعد از انجام این مراحل، اسکن‌ها مستقیماً داخل همان پوشه ذخیره می‌شوند.

جالب است بدانید طبق بررسی مؤسسه PrintLab در سال 2024، استفاده از قابلیت اسکن مستقیم در اداره‌ها میانگین زمان پردازش مدارک را تا 46 درصد کاهش داده است. در مجموعه‌هایی که روزانه با حجم زیادی سند سر و کار دارند، این کاهش زمان به معنای سرعت عمل بیشتر و جلوگیری از خطاهای انسانی است.

اتصال دستگاه کپی در شبکه‌های بزرگ

وقتی در یک مجموعه بزرگ هستید—مثلاً یک مدرسه، دانشگاه یا شرکت چند طبقه—تنظیم دستگاه باید کمی دقیق‌تر انجام شود. در چنین شرایطی اتصال LAN یا وای‌فای سازمانی بهترین گزینه است. دستگاه نیاز دارد یک IP ثابت داشته باشد تا تغییرات شبکه روی آن اثر نگذارد.

در بسیاری از فضاهای آموزشی، مدل‌هایی انتخاب می‌شوند که امکان چاپ هم‌زمان و اسکن سریع را داشته باشند. به همین دلیل هنگام انتخاب بهترین و مناسب‌ترین دستگاه فتوکپی برای مدرسه و دانشگاه معمولاً مدل‌هایی انتخاب می‌شوند که سرعت چاپ بالاتر از 30 صفحه در دقیقه داشته باشند و از اتصال شبکه پایدار پشتیبانی کنند.

گزارش مرکز آمار تجهیزات آموزشی اروپا نشان می‌دهد در سال 2023، 72 درصد مدارس بزرگ از دستگاه‌های تحت شبکه استفاده کردند و تنها 12 درصد اتصال USB را انتخاب کردند. دلیل آن کاملاً مشخص است: سرعت، مدیریت آسان و امکان دسترسی از چندین سیستم.

اتصال دستگاه کپی به چند کامپیوتر؛ اشتراک‌گذاری حرفه‌ای

پس از نصب دستگاه روی یک سیستم، می‌توانید آن را در شبکه داخلی هم به اشتراک بگذارید. البته این روش بیشتر در محیط‌های کوچک استفاده می‌شود و برای شبکه‌های حرفه‌ای بهتر است دستگاه به‌صورت مستقیم روی شبکه نصب شود.

اگر دستگاه تنها به یک کامپیوتر وصل باشد و بقیه سیستم‌ها به آن کامپیوتر وصل شوند، هر قطع و وصل سیستم اصلی باعث از کار افتادن دستگاه می‌شود. برای همین تکنسین‌ها معمولاً این روش را توصیه نمی‌کنند، مگر در محیط‌های کوچک خانگی.

نکات مهم درباره هر برند هنگام اتصال

برندهای مختلف دستگاه کپی تنظیمات مشابه اما منوهای متفاوت دارند. کاربران معمولاً با این تفاوت‌ها کمی گیج می‌شوند؛ پس بهتر است چند نکته طلایی را در مورد برندهای رایج مرور کنیم.

مدل‌های توشیبا:
منوی شبکه‌های توشیبا معمولاً در بخش Administrator یا Network Settings قرار دارد. نقطه قوت اصلی آنها نرم‌افزار اسکن قوی است که قابلیت ارسال مستقیم به چند پوشه را همزمان دارد. به همین دلیل است که بسیاری آنها را در دسته بهترین دستگاه کپی توشیبا قرار می‌دهند.

مدل‌های شارپ:
در بخش‌های اداری متوسط، مدل‌های شارپ به‌خاطر منوی ساده و سازگاری بالا محبوب هستند. انواع دستگاه کپی شارپ معمولاً پایداری خوبی در شبکه دارند و تنظیم IP در آنها ساده‌تر از برخی برندهاست. بسیاری از تکنسین‌ها معتقدند شارپ کمتر از سایر برندها دچار مشکل شناسایی در شبکه می‌شود.

مدل‌های استوک سیاه‌وسفید:
وقتی دستگاه استوک تهیه می‌شود به‌خصوص دستگاه کپی استوک سیاه و سفید مهم‌ترین نکته این است که فریم‌ویر آن آپدیت باشد. اگر فریم‌ویر قدیمی باشد، ممکن است دستگاه در ویندوزهای جدید شناسایی نشود. جالب است که طبق گزارش TechPrinter در سال 2023، حدود 39 درصد مشکلات دستگاه‌های استوک مربوط به همین فریم‌ویر قدیمی است.

خطاهای رایج هنگام اتصال و رفع آنها

هنگام اتصال ممکن است چند خطا دیده شود. رایج‌ترین آنها عبارت‌اند از:

خطاهای درایور
وقتی ویندوز پیغام می‌دهد که درایور مشکل دارد، معمولاً نسخه‌ای که نصب شده با مدل دقیق دستگاه مطابقت ندارد. بهتر است همیشه شماره کامل مدل را وارد کنید؛ مثلاً 2550C و 2550CS دو مدل متفاوت هستند.

عدم ارسال دستور چاپ
این اتفاق بیشتر به‌دلیل تغییر IP دستگاه رخ می‌دهد. اگر IP روی حالت Auto باشد و مودم ریبوت شود، دستگاه IP جدید می‌گیرد و کامپیوتر دیگر آن را پیدا نمی‌کند.

عدم شناسایی دستگاه از طریق USB
بیشتر اوقات مشکل از کابل معیوب یا پورت USB 3 است. برخی دستگاه‌های قدیمی با USB 3 سازگار نیستند و باید از USB 2 استفاده شود.

نکات مهم برای افزایش سرعت چاپ و اسکن

بسیاری فکر می‌کنند سرعت دستگاه به سخت‌افزار محدود است. در حالی که تنظیمات شبکه و حتی نسخه ویندوز نیز تأثیر زیادی دارد. برای مثال، طبق تست مجموعه PrintSpeed در سال 2024، قرار دادن دستگاه و کامپیوتر در یک سوئیچ شبکه مشترک، سرعت پردازش را تا 18 درصد افزایش داده است.

اگر در مجموعه از کابل شبکه Cat5 استفاده می‌کنید، ارتقای آن به Cat6 یا Cat6a تغییر چشمگیری ایجاد می‌کند؛ مخصوصاً زمانی که با چاپ‌های سنگین یا اسکن‌های پشت‌سرهم مواجه هستید.

خرید دستگاه مناسب قبل از اتصال؛ چرا مهم است؟

گاهی مشکل اصلی اتصال دستگاه نیست، بلکه انتخاب دستگاه نامناسب است. بسیاری از کاربران به توصیه تکنسین‌ها مدل‌هایی می‌خرند که از نظر اتصال شبکه، دوام و کیفیت، عملکرد مطلوبی ندارند. به همین دلیل انتخاب دستگاه مناسب—چه نو چه استوک—نقش مهمی در تجربه کاربری دارد.

وقتی موضوع خرید دستگاه مطرح می‌شود، کاربران سراغ مدل‌هایی می‌روند که در بازار شهرت بیشتری دارند یا نرم‌افزار و پشتیبانی قوی‌تری ارائه می‌کنند. به همین دلیل مجموعه‌ها هنگام بررسی بهترین برندها برای خرید دستگاه کپی استوک معمولاً برندهایی را انتخاب می‌کنند که درایورها و قطعات آنها فراوان باشد تا در آینده دچار مشکل نشوند.

جمع‌بندی

اتصال دستگاه کپی به کامپیوتر تنها یک کار ساده فنی نیست؛ بلکه اگر درست انجام شود، سرعت مجموعه را افزایش می‌دهد، کیفیت اسکن‌ها بهتر می‌شود و ارتباط میان دستگاه و کامپیوتر پایدارتر خواهد بود. چه از دستگاه نو استفاده کنید چه مدل‌های استوک، به توصیه متخصصین مجموعه پارس کپی رعایت اصول اتصال به شبکه، نصب صحیح درایورها و تنظیم IP ثابت مهم‌ترین عوامل عملکرد صحیح هستند.

مجموعه شما با رعایت این نکات می‌تواند از دستگاه فتوکپی حداکثر کارایی را دریافت کند و زمان کمتری صرف رفع خطاهای فنی شود. در نهایت اگر قرار باشد دستگاه جدیدی تهیه کنید، برندهایی مانند توشیبا یا شارپ—که در شرکت ما نیز ارائه می‌شود—با توجه به امکانات گسترده و قابلیت‌های شبکه‌ای، انتخاب مطمئنی محسوب می‌شوند.